労働者名簿・賃金台帳の管理権利 — 日本

会社が保存すべき労働関係書類にはどのようなものがありますか？

労働基準法が保存を義務付ける書類は①労働者名簿（3年間）②賃金台帳（3年間）③タイムカード・出勤簿（3年間）④雇用契約書（3年間）⑤労使協定（協定の終了後3年間）等です。2020年の民法改正により賃金請求権の消滅時効が5年（当面3年）になったため、実務上は5年保存が推奨されます。

労働者名簿（労基法107条）の記載事項は①氏名②生年月日③履歴④性別⑤住所⑥従事する業務の種類⑦雇入れ年月日⑧退職・死亡年月日（理由含む）です。記載事項が不備な場合は30万円以下の罰金が科される可能性があります。

賃金台帳（労基法108条）には賃金計算期間、労働日数、労働時間、時間外・休日・深夜労働時間数、各種手当、控除額等の記載が必要です。不正確な記載は労基法違反であり、申告により労働基準監督署が是正指導・臨検を行います。未払い残業代請求の証拠にもなります。

改ざんが疑われる場合は、自己のスマートフォンや個人PCで記録した出退勤時刻（メール送受信時刻、入退室記録等）を証拠として保全してください。証拠が揃ったら、労働基準監督署に申告するとともに、弁護士や法テラスへの相談をお勧めします。

個人情報保護法により、労働者は自己の個人情報（タイムカード・評価記録等）の開示を雇用主に請求できます。会社は原則として30日以内に開示義務があります。開示を拒否された場合は個人情報保護委員会に申立てできます。

所得税法231条により、給与等の支払者は支払いの際に源泉徴収税額等を記載した給与明細書を交付する義務があります。交付されない場合は税務署に申告することもできます。また、未払い残業の証拠として給与明細の保管は非常に重要です。

書類が保存されていない場合は会社が不利益を受けます。労働審判・民事訴訟では書類を保存していない会社側の主張が認められにくくなります。また、労働基準監督署の是正勧告・罰則の対象となります。労働者側は口頭証言や他の証拠で未払い賃金を立証できます。

フレックスタイム制やみなし労働時間制でも、使用者は労働時間の状況を客観的に把握する義務があります（労安衛法66条の8の3）。タイムカード等による記録が必要です。記録のない場合でも、労働者が実際の労働時間を証明できれば割増賃金を請求できます。

雇用保険法76条により離職票は退職後速やかに（10日以内）交付する義務があります。源泉徴収票は翌年1月31日までの交付義務があります（所得税法226条）。交付されない場合は公共職業安定所（ハローワーク）または税務署に相談してください。

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